Septyni raktai į produktyvius susirinkimus

SEPTYNI RAKTAI Į PRODUKTYVIUS SUSIRINKIMUS

Kiekviena įmonė rengia darbuotojų susirinkimus, tačiau neretai jų metu užuot sprendus problemas paprasčiausiai dalijamasi informacija bei tuščiai kalbama. Siekdamas to išvengti, žemiau pateikiu keletą patarimų, kurie padės produktyviau organizuoti susitikimus.

1. Apibrėžtas susirinkimo tikslas. Atsakymas į klausimą, koks yra susirinkimo tikslas, leis visiems darbuotojams suvokti, kodėl ateinama pasitarti. Šis aspektas toks svarbus, kad net verta aiškiai ir glaustai jį užrašyti. Tiesa, naujienų pasidalijimas neturėtų būti laikomas geru pagrindu rengti susirinkimą.

2. Sudaryta darbotvarkė. Žinokite, kokie bus klausimai ir kiek laiko jiems skiriama bei susiskirstykite užduotis prioritetų tvarka. Svarbiausi klausimai sprendžiami pirmiausiai. Pasiruoškite susirinkimui sudarydamas detalią darbotvarkę.  Mano anglų kalbos mokytoja mėgdavo sakyti: „Failure to prepare is preparing for failure.” ( Nepasisekimas pasiruošti yra pasiruošimas nesėkmei.)

3. Paskirstytos atsakomybės. Siekiant maksimalaus efektyvumo, susitikimo dalyviai turi ne tik aiškiai suvokti, dėl ko susirenkama, tačiau ko iš kiekvieno jų tikimasi pasitarimo metu. Viena didžiausių daromų klaidų yra tai, kad paties susitikimo metu bandoma priimti rimtus sprendimus. Taip neįsigilinama į problemas. Geriausia, kad kiekvienas darbuotojas susirinkimo metu jau būtų pasiruošęs pateikti tam tikrus sprendimo būdus.

4. Konspektuotojas.  Skirtingi žmonės dalykus atsimena skirtingai. Kad ir kaip juokingai ar keistai tai skambėtų, mano susitikimuose visuomet yra vienas iš anksto paskirtas ( visada tas pats, jeigu gali dalyvauti) asmuo, kuris į kompiuterį užrašinėja pačias svarbiausias susitikimo mintis, pastabas ar idėjas.

Tokio žmogaus teikiama nauda yra keliariopa:

  • Greičiau aptariami klausimai, kadangi kitiems dalyviams nieko nereikia užsirašinėti diskusijos būna gyvesnės.
  • Konspektą galima peržvelgi vėliau. Susitikimo užrašai persiunčiami jo dalyviams.
  • Informaciją apie susirinkimą gauna ir jame nedalyvavę asmenys.

5. Svarbiausių asmenų dalyvavimas. Į susitikimą stengiuosi kviesti tik tuos asmenis, kurių dalyvavimas yra itin svarbus: tuos, kurie padės spręsti problemas ar priimti sprendimus. Juk ne kiekvienam kolegai būtina dalyvauti pasitarime. Galbūt tuo metu jis gali atlikti svarbesnių reikalų ir taip prisidėti prie įmonės sėkmės. Be to, ar jau minėjau, kad pasitarimo užrašus nedalyvavę jame gauna el. paštu?

6. Pradedama ir baigiama laiku.  Dažnai kolegos susitikimo laiką laiko apytiksliu, tad pasitarimą vėluojama pradėti 10-15 minučių. Geriausias vaistas nuo vėluojančių kolegų – pasitarimą pradėti sutartu laiku, nepaisant susirinkusių bendradarbių skaičiaus. Beje, posakiai, kuriais vadovaujuosi eidamas į bet kokius susitikimus yra šie: „ Jeigu neatėjai sutartu laiku – vadinasi vėluoji. Jeigu atėjai sutartu laiku – vis tiek vėluoji.“

7. Padaromos išvados. Susirinkimo pabaigoje būtina apžvelgti ir reziumuoti, kas buvo aptarta bei išklausyti kolegų baigiamųjų pastabų. Ar susitikimo tikslas buvo įgyvendintas? Ką galima padaryti, kad kitas pasitarimas būtų dar efektyvesnis? Kokie tolimesni veiksmų planai? Spaudžiant kitiems darbams verčiau praleidžiu ne tokį svarbų aptartiną klausimą, nei susirinkimo apibendrinimą.

Nors dalyvauti susirinkimuose tenka visiems, tačiau jų atnešama nauda retai būna maksimali. Pateikti patarimai prisidės prie brangaus laiko taupymo ir didesnio produktyvumo susirinkimų metu.

Komandos architektas
Saulius Bagdonas

Sužinoti daugiau apie komandos formavimo paslaugas>>
<<Grįžti į patarimų skiltį.

Redaktorius Povilas Kaušinis